چطور زمانی که چند پروژه را پیش میبریم تمرکز خوبی داشته باشد

چطور زمانی که چند پروژه را پیش میبریم تمرکز خوبی داشته باشد

امروزه تعداد کمی از مردم این شانس را دارند که همزمان در یک پروژه کار کنند. اکثر ما همزمان خواسته های بسیاری از تیم ها را بازی می کنیم. از نظر تئوری ، این سیستم “چندرسانه ای” مزایای زیادی را به شما ارائه می دهد: شما می توانید بدانید که تخصص خود را دقیقاً در کجا و در چه مواردی بیشتر مورد نیاز است قرار دهید ،  و دانش خود را در میان گروه ها به اشتراک بگذارید و در زمان مناسب از رکود کار خود جلوگیری کنید .

واقعیت ، هرچند ، همانطور که در تحقیقات ما در 15 سال گذشته یافتیم ، بسیار پیچیده تر است. برای بسیاری از مردم ، کشیده شدن در چندین پروژه مختلف استرس زا است و کمتر از آنچه تئوری پیشنهاد می کند ، تولید می کند. جابجایی توجه بین کارها به زمان نیاز دارد و باعث کاهش تمرکز و انرژی شما می شود. در حال جابجایی بین تیم ها ، احتمالاً باید به نقش های مختلف سازگار شوید – برای مثال ممکن است رئیس یک شخص باشید اما یک عضو رده دیگر عضو دیگر باشید – که نه تنها سطح پاسخگویی بلکه توانایی شما را برای جابجایی منابع هنگام تغییر زمان تغییر می دهد . تیم های مختلف فرهنگ منحصر به فرد خود را شامل می شوند ، از جمله روابط ، روال ها ، نمادها ، جوک ها ، انتظارات و تحمل ابهام ، که برای رسیدگی به انرژی نیاز است. و مگر اینکه با دقت در مورد مشارکت خود برای هر تیم برنامه ریزی و مذاکره کنید ، ممکن است در نهایت به جای فشار آوردن به پیشرفت خود ، کارهای تکراری انجام دهید.

اگر در چندین تیم باشید ، چگونه می توانید زمان ، استرس و پیشرفت خود را مدیریت کنید؟ و چگونه می توانید روی موارد مهم متمرکز باشید؟ با برخی برنامه ریزی های ابتدایی شروع کنید و چند قانون ساده را دنبال کنید:

اولویت بندی و ترتیب بندی کار خود را انجام دهید

تصویر اصلی را بدست آورید. تمرکز دقیق بر کار روز معین ، شما را در یک حالت واکنشی و اطفا حریق قرار می دهد. برای یادداشت نقاط عطف ، یک بررسی منظم وضعیت در تمام پروژه های خود را برنامه ریزی کنید. با شناسایی فعالانه زمان هایی که چندین پروژه تقاضای زیادی دارند ، می توانید زمان خود را بهتر مدیریت کرده و انتظارات خود را تنظیم کنید. سرعت و تقاضای پروژه های شما فرکانس ایده آل ورود را تعیین می کند ، و سبک مدیریتی و ارشد ذینفعان شما تعیین کننده اولویت ها هنگام فشار دادن است.

توالی استراتژیک. به جای شعبده بازی ، یک کار را انتخاب کنید و به شدت روی آن تمرکز کنید. با کاری شروع کنید که بیشترین تمرکز را می طلبد و توجه بی نظیر خود را به آن نشان دهید. درمورد مجموعه ای مشخص از نتایج که باید به دست آورید تصمیم بگیرید ، مشخص کنید کدام اقدامات برای دستیابی به نتیجه ی مطلوب برای شما ضروری است و بی رحمانه به آنها پایبند باشید. تحقیقات نشان می دهد که باقیمانده توجه – افکاری که از پروژه ای که در حال انتقال آن هستید نگه داشته می شود – فضای ذهنی ارزشمندی را اشغال می کند ، بنابراین هرچه تعداد سوئیچ کمتری در یک روز مشخص داشته باشید ، بهتر است. اگر باید چند وظیفه ای انجام دهید ، وظایف سازگار را هماهنگ و گروه بندی کنید. به عنوان مثال ، اگر می دانید که باید در فواصل تصادفی به تماس های تلفنی پاسخ دهید ، بین تماس های تلفنی کار دیگری را انجام دهید .

تنظیم و برقراری ارتباط با انتظارات

از خودت محافظت کن وقتی روی یک کار با اولویت بالا متمرکز هستید ، برای خود فرار ذهنی از نفوذهای غیر ضروری بخرید. به عنوان مثال ، هنگامی که مشغول نوشتن هستم – بالاترین وظیفه خود را این بدانم :  من پاسخ خودکار را بر روی ایمیل خود قرار می دهم و به افراد می گویم که پیام ها را تا ساعت خاصی از روز بررسی نمی کنم و در صورت اضطراری شماره تلفن همراه خود را ارائه می دهم. با گفتن به مردم که انتظار پاسخ فوری را ندارند ، مدتی برای تمرکز خود خریداری می کنید ، در حالی که به آنها اطمینان می دهید که بعداً توجه خواهید کرد. درج شماره تلفن نشانگر تمایل شما برای پاسخگویی است اما همچنین باعث می شود مردم دوبار در مورد اینکه آیا درخواست آنها واقعاً نیاز به رسیدگی فوری دارد فکر کنند.

پیشرفت را مستند و ابلاغ کنید. دیدن حرکت به رهبران تیم کمک می کند احساس قدرت و کنترل داشته باشند. در صورت بروز مشکلات در جلو باشید. هرچه زودتر بگویید ، “من درگیری پیدا کردم و ممکن است در تحویل 100٪ مشکل داشته باشم” ، رهبران بیشتری به شما اعتماد خواهند کرد. یکی از اعضای تیم باتجربه در تحقیق ما گفت بسیاری از پاسخ های او به درخواست های تیم فقط دو کلمه است: “روی آن”. حتی این پاسخ فوق العاده مختصر به همکاران می گوید که وی درخواست آنها را دریافت کرده است ، بنابراین آنها می دانند که وی در صورت ارائه جزئیات بیشتر ، وی را پیگیری خواهد کرد.

بهینه سازی توسعه شما

خودت را بشناس یک نقطه ضعف بزرگ در زمینه چندرسانه ای ، مواجهه کوتاه مدت با متخصصان مناطق مختلف است که هم شانس یادگیری از آنها را کاهش می دهد و هم توانایی شما را برای ایجاد یک تأثیر مناسب کم می کند . تحت فشار زمان ، وسوسه این است که هر شخص به جای سرمایه گذاری در یادگیری و رشد اعضا ، از جایی که دانش عمیق دارند کمک کند. شما باید اهداف توسعه و پیشرفت خود را در جهت رسیدن به آنها داشته باشید. مشخص کنید که در تیم دیگری که می خواهید در معرض چه کسانی باشید. اهداف توسعه خود را صریح و روشن برای رهبر تیم و متخصصان آن بیان کنید.

خودت را مجبور کن پس از شناسایی اهداف توسعه خود ، از زمان یادگیری واقعی جلوگیری کنید. تحقیقات نشان می دهد که ، زمان صرف شده برای یادگیری  تأمل و تلفیق اطلاعات جدید است. این یک چالش است ، زیرا چندرسانه ای ما را مجبور می کند تا بین پروژه هایی برویم که هدف مشخص آن کاهش زمان خرابی است. بنابراین ، شما باید به طور عمدی و صریح زمان برای تأمل را تنظیم کنید. بدیهی است که شما نمی توانید بیش از حد دریافته شوید و به یک گلوگاه تبدیل شوید فقط برای اینکه زمان تأمل را بسنجید ، اما اطمینان حاصل کنید که اعضای تیم انعکاس را “کار واقعی” می دانند.

در سراسر جهان ، مزایای قابل توجه مالی چندرسانه ای بدان معناست که علی رغم استرس ها و خطراتی که می تواند برای افرادی که به طور همزمان در چندین تیم کار می کنند ، به یک روش زندگی تبدیل شود ، به ویژه در کار دانش. به عنوان یکی از اعضای تیم ، می توانید تجارت کار در یک سازمان بیش از حد متعهد را مدیریت کنید و برخی از مزایای آن را خودتان بدست آورید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *